En repetidas ocasiones cuando hago entrevistas sobre todo a jóvenes recién egresados de la universidad y les pregunto: ¿qué hace un almacén?, me dicen que es el lugar donde se guardan las mercancías de una empresa, tienda, casa, etc.
Sin embargo, un almacén es mucho más que ese espacio donde solo se guardan cosas, en ese grande o pequeño espacio es donde muchas veces empieza el sueño de ese emprendedor, es donde guardamos nuestras materias primas, refacciones, herramientas, maquinarias, etc, para después empezar la magia de transformar ese trozo de madera en un mueble, hilos en un vestido, etc.
En un almacén, es donde vemos el inicio de un sueño que estamos empezando a construir, es donde está almacenado todos los insumos en el que invertimos nuestro capital, por lo tanto, representa una parte muy importante del negocio pues este también es sinónimo de dinero.
Por lo cual, no debemos perder de vista como parte medular de mi negocio “el almacén”.
Existen muchos puntos que debemos considerar, sin embargo, no perdamos de vista los siguientes:
- Orden y limpieza: estas dos sencillas actividades nos ayudarán o perjudicarán en muchas cosas, por ejemplo;
- Qué tan caótico o fácil será encontrar un insumo, si mi almacén está ordenado y limpio seguramente será cuestión de segundos encontrar algo.
- La conservación física de mi material. Si yo no pierdo de vista el orden y limpieza seguramente mañana cuando tenga que usar mi material, si lo almacene con materiales compatibles, cumplí con las condiciones sugeridas de almacenamiento, guarde correctamente, (es decir al momento de guardar la mercancía me asegure que si por espacio tenía que estirar, quedo el más grande, el de mayor peso, menor rotación en la parte inferior y respete las vigencias de caducidad (en caso de que mis materiales las tengan), el día de mañana que los use tendré la certeza que estos cumplen con las características que requiere para sus transformación o bien si es producto terminado llegue en las mejores condiciones a mi cliente final.
- Lo simple o complejo que será hacer mi inventario, si mi almacén está ordenado y limpio será mucho más fácil hacer un conteo rápido y confiable.
- Control de entradas y salidas: Ya sea mediante un sistema computarizado, un archivo de Excel, o una libreta, es necesario tener un control de todo lo que entra y sale de mi negocio. Es parte vital llevar un control de lo que tengo físicamente, supongamos que tengo un negocio de pasteles y me piden por la tarde noche un pastel de chocolate con urgencia para el día de mañana, obviamente por la premura me lo van a pagar a un mejor precio que una venta normal, además será una fiesta con muchos invitados por lo cual es probable que sí mi pastel les gusta podré tener más clientes, pero mi inventario lo llevo en mi memoria, así que cuando fue a verme mi cliente repase mi inventario en la cabeza y encantada le dije que lo haría, sin embargo ya entrada la noche al empezar a hacerlo veo que no tengo harina suficiente y por la hora ya no encuentro tiendas abiertas… Se imaginan que catastrófica sería esta escena si lo situamos en la vida real, por lo tanto, es vital que sea del tamaño que sea mi empresa lleve un control de todas mis existencias.
- Inventario: Aunque a muchos les parece aburrido el hacer conteo de los materiales parte de la buena administración es el llevar un buen control de inventarios, un buen control significa tener lo real no más no menos, el que tenga menos significa que tuve pérdidas, robo o simplemente un mal control el que tenga más es tan malo como tener menos, pues a alguien le falto eso que a mí me está sobrando o simplemente hice algún movimiento administrativo que después se verá reflejado.
- Identificación de los materiales: Es vital que absolutamente todas mis materias primas, maquinaria, producto terminado, etc. este identificado correctamente no importa que algo sea muy obvio y creamos que todos sepan que es X o Y artículo, las cosas deben estar identificadas.
- Costo de almacenamiento: Es muy importante revisar mis costos de almacenamiento, pues recordemos que lo que tengo en mi almacén es dinero, por lo cual no podemos darnos el lujo de almacenar productos por meses o quizás años, pues eso significa dinero estancado para mi empresa, es necesario revisar cuánto necesito de cada cosa, si tengo cosas de más representará dinero estancado o hasta incurrirá en costos de almacenamiento pues tal vez mi bodega no es suficientemente grande y tuve que rentar un espacio o retomando el ejemplo del pastel me quede corta de insumos y perdí una buena venta.
Después de lo anterior ¿sigues pensando que el almacén solo son esas 4 paredes que guardan cosas? ¿Verdad que no?, por lo cual te recomiendo que si tienes alguna área que mejorar, empecemos manos a la obra para darle la vuelta a esas grandiosas 4 paredes y volver un almacén con una buena administración.